
Die Geschäftsführung der RENK Group
Corporate Governance bedeutet für RENK verantwortungsvolles, faires und verlässliches Handeln für alle Unternehmensbereiche, den Aufsichtsrat, den Vorstand bis hin zu allen Stakeholdern. Dazu gehören auch eine transparente Dokumentation und Kommunikation sowie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, die auf unseren Unternehmenswerten aufbaut. Die Geschäftsführung geht in dieser Hinsicht mit gutem Beispiel voran.
Mitglieder des Aufsichtsrats
Claus von Hermann (Vorsitzender)
Mitglied des Investment Advisory Committees bei Triton Partners, Frankfurt am Main
(angestellt bei Triton Beratungsgesellschaft GmbH)
Angela Steinecker* (stellvertretende Vorsitzende)
2. Bevollmächtigte und Geschäftsführerin der IG Metall Augsburg
Swantje Conrad
Non Executive Director und Mitglied des Prüfungs- und Nominierungsausschusses bei BMO Private Equity Trust PLC
Sascha Dudzik*
Zweiter Bevollmächtigter und Kassierer der IG Metall Hannover
Cécile Dutheil
Head of Human Capital Portfolio at Triton Partners, Frankfurt am Main
(angestellt bei West Park Management Services Germany GmbH)
Lothar Evers*
Betriebsratsvorsitzender RENK GmbH, Werk Rheine
Stellvertretender Gesamtbetriebsratsvorsitzender der RENK GmbH
Johannes Meier
Investment Advisory Professional at Triton Partners, Frankfurt am Main
(angestellt bei Triton Beratungsgesellschaft GmbH)
Adela Lieb*
Gesamtleitung kaufmännische Verwaltung, Finanzen & Controlling der RENK GmbH
Klaus Refle*
Betriebsratsvorsitzender der RENK GmbH, Augsburg
Betriebsratsvorsitzender der RENK Test System GmbH
Mario Sommer*
Prozessplaner kubische Teilefertigung im Bereich Fahrzeuggetriebe der RENK GmbH
Klaus Stahlmann
Independent Director bei Trillium Flow Technologies Holdco Ltd, Vereinigtes Königreich
Aufsichtsratsvorsitzender bei Kelvion Holding GmbH, Bochum
Dr. Cletus von Pichler
Senior Industrie Experte bei Triton Partners, Frankfurt am Main
* Arbeitnehmervertreter
1. Führungsstruktur und Zusammensetzung
Die Geschäftsführung der RENK GmbH besteht zum 31.12.2022 aus zwei Mitgliedern:
- Frau Susanne Wiegand (Vors.) (seit 2021 – unbeschränkte Amtszeit, vorbehaltlich eines Widerrufs)
- Herr Niklas Beyes (seit 2022 – unbeschränkte Amtszeit, vorbehaltlich eines Widerrufs)
Die Besetzung der Geschäftsführung erfolgt durch den Aufsichtsrat. Die zum 31.12.2022 bestehende Zusammensetzung der Geschäftsführung erfüllt neben den Kriterien der fachlichen Eignung auch die für die Geschäftsführung verbindlich festgesetzte Frauenquote von 30%. Der Geschäftsführung obliegt die umfassende Führung sämtlicher Geschäfte der RENK GmbH. Die insoweit zwischen den Mitgliedern der Geschäftsführung bestehende Geschäftsverteilung ergibt sich aus dem zuletzt im September 2022 aktualisierten Geschäftsverteilungsplan.
Das höchste Kontrollgremium der RENK GmbH ist der Aufsichtsrat, der nach den auf die RENK GmbH anzuwendenden Vorschriften des Mitbestimmungsgesetzes zwingend einzurichten ist, vgl. § 6 Abs. 1 i.V.m. § 1 Abs. 1 Nr. 2 MitbestG.
Der Aufsichtsrat hat aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und zumindest einen Stellvertreter für den Verhinderungsfall zu wählen, vgl. §§ 25 Abs. 1 S. 1 Nr. 2, 27 MitbestG i.V.m. § 107 AktG.
Die Bildung von Ausschüssen als Teil des Aufsichtsrats ist ein wesentlicher Baustein effektiver Organisation. Der Aufsichtsrat der RENK GmbH hat nach Maßgabe des § 27 Abs. 3 MitbestG einen (zwingenden) Vermittlungsausschuss gebildet, dem der Aufsichtsratsvorsitzende und sein gewählter Stellvertreter sowie je ein Aufsichtsratsmitglied der Anteilseigner und ein Aufsichtsratsmitglied der Arbeitnehmer mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen als gewähltes Mitglied angehören. Zentrale Aufgabe des Vermittlungsausschusses ist die Wahrnehmung der in § 31 Abs. 3 Satz 1 bezeichneten Aufgaben, d.h. einen Vorschlag für die Bestellung der Mitglieder der Geschäftsführung für den Fall zu unterbreiten, dass die nach dem Mitbestimmungsgesetz erforderliche Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen des Aufsichtsrats für die Wahl eines Geschäftsführers nicht zustande kommt.
Gemäß den auf die RENK GmbH zur Anwendung kommenden gesetzlichen Vorschriften ist die Bildung weiterer Ausschüsse möglich, aber nicht zwingend. Nach § 107 AktG kann der Aufsichtsrat aus seiner Mitte einen oder mehrere Ausschüsse bestellen, namentlich, um seine Verhandlungen und Beschlüsse vorzubereiten oder die Ausführung seiner Beschlüsse zu überwachen. Er kann insbesondere einen Prüfungsausschuss bestellen, der sich mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems sowie der Abschlussprüfung, hier insbesondere der Auswahl und der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Qualität der Abschlussprüfung und der vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, befasst. Nach derzeitigem Stand ist insbesondere die die Etablierung eines Prüfungsausschusses im Aufsichtsrat in Diskussion.
Der Aufsichtsrat der RENK GmbH setzt sich ausschließlich aus nicht geschäftsführenden Mitgliedern zusammen. Gem. § 6 Abs. 2 MitbestG i.V.m. § 105 Abs. 1 AktG ist es grundsätzlich untersagt, dass ein Aufsichtsratsmitglied zugleich Geschäfstführungsmitglied der Gesellschaft ist. Der Aufsichtsrat der RENK GmbH besteht nach Maßgabe der Vorschriften des Mitbestimmungsgesetzes aus zwölf Mitgliedern. Die Anzahl der Mitglieder teilt sich in jeweils sechs Anteilseignervertreter und sechs Arbeitnehmervertreter auf, vgl. § 7 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 MitbestG.
Zum 31.12.2022 setzt sich der Aufsichtsrat aus den Mitgliedern, siehe "Mitglieder des Aufsichtsrats", zusammen, wobei die sechs Mitglieder der Arbeitnehmervertreter mit einem "*" gekennzeichnet sind. Dem Aufsichtsrat soll nach Maßgabe des Deutschen Corporate Governance Kodex auf Anteilseignerseite eine nach deren Einschätzung angemessene Zahl unabhängiger Mitglieder angehören. Der Deutsche Corporate Governance Kodex richtet sich jedoch unmittelbar nur an börsennotierte Gesellschaften. Für nicht kapitalmarktorientierte Gesellschaften – wie die RENK GmbH – sollen die Empfehlungen und Anregungen des Kodex lediglich als Orientierung dienen. Für die RENK GmbH findet daher dieser Kodex folglich keine direkte Anwendung, dient aber der Orientierung zur Corporate Governance. Ein Aufsichtsratsmitglied ist nach den Kodex-Regelungen unabhängig vom kontrollierenden Aktionär, wenn es selbst oder ein naher Familienangehöriger weder kontrollierender Aktionär ist, noch dem geschäftsführenden Organ des kontrollierenden Aktionärs angehört oder in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zum kontrollierenden Aktionär steht, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründen kann.
Zur Besetzung des Vermittlungsausschusses wird auf die vorstehend zitierten gesetzlichen Vorgaben verwiesen.
2. Nominierung und Auswahl des höchsten Kontrollorgans
Die zwölf Mitglieder des Aufsichtsrats werden nach den Vorschriften des Mitbestimmungsgesetzes, vgl. §§ 8 ff. MitbestG i.V.m. den Vorschriften des Aktiengesetzes, besetzt. Die Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner werden durch die bei der RENK GmbH zuständige Gesellschafterversammlung (Anteilseigner) auf Vorschlag und unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder gewählt. Die Aufsichtsratsmitglieder der Arbeitnehmer werden aufgrund von Wahlvorschlägen nach den Grundsätzen der Verhältniswahl unmittelbar und geheim gewählt. In dem mitbestimmten Aufsichtsrat wurde zudem die Frauenquote von 30% verbindlich festgesetzt, die entsprechend der derzeitigen Aufsichtsratsbesetzung auch erfüllt ist.
Für die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder gilt zunächst, dass jedes Mitglied die gesetzlichen Anforderungen erfüllen muss (z.B. § 6 Abs. 2 MitbestG i.V.m. § 100 AktG). Überdies sind unterschiedliche Qualifikationen sowie Fach- und Spezialkenntnisse, die für die Aufsichtsratstätigkeit relevant sind, ausschlaggebend. In die Beurteilung fließen daneben auch Aspekte der Diversität mit ein. Auch nach erfolgter Wahl überprüft der Aufsichtsrat selbst regelmäßig seine Besetzung und trägt dafür Sorge, dass sich seine Mitglieder innerhalb bestimmter Zeitabschnitte fort- bzw. weiterbilden.
3. Vorsitzende:r des höchsten Kontrollorgans
Aus der Mitte des Aufsichtsrats wurde Herr Claus von Hermann zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats gewählt. Die Amtszeit des Vorsitzenden entspricht nach Maßgabe der Satzung seiner Amtszeit als Mitglied des Aufsichtsrats. Herr Claus von Hermann ist – neben seiner Aufsichtsratsposition – keine Führungskraft in der RENK GmbH.
4. Rollen und Verantwortung
Der Aufsichtsrat prüft ab dem Geschäftsjahr 2022 regelmäßig die Erarbeitung der ESG-Strategie, der Ziele sowie der Zielerreichung.
Die Nachhaltigkeitsstrategie 2025 wurde in der Sitzung des Aufsichtsrat 12/2022 unterstützend zur Kenntnis genommen. Die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat arbeiten eng mit dem Alleingesellschafter bei der Kontrolle der Sorgfaltspflichten zusammen. Die Prozesse sowie die Zielsetzung und Zielerreichung werden vom Aufsichtsrat regelmäßig überprüft.
Die RENK Group veröffentlicht für das Geschäftsjahr 2022 erstmalig einen Nachhaltigkeitsbericht. Der vorliegende Nachhaltigkeitsbericht wurde dem Aufsichtsrat in seiner Sitzung vom 04/2023 vorgelegt. Der Bericht ist mit dem Vermerk einer Prüfung mit begrenzter Sicherheit der PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft versehen.
Die regelmäßige Beschäftigung des Aufsichtsrats mit ESG-Themen (unabhängig davon, ob diese als kritisch einzustufen sind) ist im Aufsichtsrat sichergestellt, indem es gemäß Ablaufplan für das Sitzungsjahr des Aufsichtsrats definiertes "Schwerpunktthema" einer Sitzung und bei dringlichen Fragen stets priorisiert auf die Agenda der Sitzungen zu nehmen ist.
Die Geschäftsführung hat die operative Steuerung des ESG-Programms an die Bereichsleiter von Corporate Development, Quality Management, Legal & Compliance und Human Resources delegiert. Der Aufsichtsrat hat in seiner Sitzung vom 12/2022 die ESG-Strategie unterstützend zur Kenntnis genommen und war im Zuge der Erarbeitung im gesamten Geschäftsjahr 2022 fortlaufend zum Projektfortschritt informiert. Der Aufsichtsrat wird ab GJ 2023 regelmäßig über den Fortschritt des ESG-Programms informiert.
5. Interessenskonflikte
Die Vermeidung von und der Umgang mit Interessenskonflikten ist sowohl innerhalb der Geschäftsführung als auch innerhalb des Aufsichtsrats der RENK GmbH durch entsprechende Prozesse und Maßnahmen verankert. Für die Behandlung von Interessenskonflikten greift die RENK GmbH u.a. auf die Vorgaben des Deutschen Corporate-Governance-Kodex zurück. Danach hat grundsätzlich jedes Aufsichtsratsmitglied etwaige Interessenskonflikte unverzüglich dem Aufsichtsratsvorsitzenden offenzulegen, da Aufsichtsratsmitglieder im Rahmen ihrer Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen, noch Geschäftschancen für sich nutzen dürfen, die dem Unternehmen zustehen. Der Aufsichtsrat berichtet ferner der Gesellschafterversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds führen zur Beendigung des Mandats. Im Geschäftsjahr 2022 sind im Aufsichtsrat allerdings keine Interessenskonflikte aufgetreten.
6. Kritische Anliegen
Kritische Angelegenheiten, die das Unternehmen bzw. die Unternehmensstruktur betreffen, werden an den Aufsichtsrat als höchstes Kontrollorgan weitergeleitet. Die Geschäftsführung unterrichtet den Aufsichtsrat innerhalb und außerhalb von Sitzungen regelmäßig, zeitnah in schriftlicher und mündlicher Form über alle für das Unternehmen wesentlichen Aspekte: vor allem über die Entwicklung der Geschäfts- und Finanzlage und grundsätzliche Fragen der Unternehmensstrategie und -planung sowie letztlich auch der Risikolage und -entwicklung. Der Aufsichtsrat kann sich folglich stets von der Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführung überzeugen. In alle für das Unternehmen bedeutsamen Entscheidungen inkl. kritischer Angelegenheiten ist der Aufsichtsrat auf diese Weise frühzeitig und intensiv eingebunden.
Die regelmäßige Beschäftigung des Aufsichtsrats mit ESG-Themen (unabhängig davon, ob diese als kritisch einzustufen sind) ist im Aufsichtsrat sichergestellt, indem es gemäß Ablaufplan für das Sitzungsjahr des Aufsichtsrats definiertes "Schwerpunktthema" einer Sitzung und bei dringlichen Fragen stets priorisiert auf die Agenda der Sitzungen zu nehmen ist.
7. Leistungsbeurteilung
Da der Deutsche Corporate-Governance-Kodex für die RENK GmbH keine unmittelbare Anwendung findet, besteht grundsätzlich keine explizite (gesetzliche) Verpflichtung zur Bewertung der Aufsichtsratsleistung. Gleichwohl überprüft der Aufsichtsrat der RENK GmbH regelmäßig die Wirksamkeit seiner Aufsichtsratstätigkeit, um feststellen zu können, ob sich die eingerichtete Binnenorganisation und das bestehende Regelwerk in der Praxis bewähren. Zur Kontrolle und Verbesserung der Aufsichtsratstätigkeit wird daher in einem Turnus von zwei Jahren eine "Effizienzprüfung" durchgeführt. Die Effizienzprüfung erfolgt durch schriftliche Befragung aller Aufsichtsratsmitglieder zu verschiedenen Themen und zu der Möglichkeit für Verbesserungsvorschläge und Anregungen.
Die Effizienzprüfung selbst wird dabei turnusmäßig alle zwei Jahre durchgeführt. Die letzte Bewertung im Jahr 2022 erfolgte im Wege einer unabhängigen Bewertung durch alle Aufsichtsratsmitglieder.
Nach erfolgter Durchführung und Auswertung der Effizienzprüfung wurden die Ergebnisse in der darauffolgenden Aufsichtsratssitzung präsentiert und besprochen. Maßnahmen zur Verbesserung der Aufsichtsratstätigkeit werden im Nachgang dazu getroffen.

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