Die Geschäftsführung der RENK GmbH besteht zum 31.12.2022 aus zwei Mitgliedern:

• Frau Susanne Wiegand (Vors.) (seit 2021 – unbeschränkte Amtszeit, vorbehaltlich eines Widerrufs)
• Herr Niklas Beyes (seit 2022 – unbeschränkte Amtszeit, vorbehaltlich eines Widerrufs)

Die Besetzung der Geschäftsführung erfolgt durch den Aufsichtsrat. Die zum 31.12.2022 bestehende Zusammensetzung der Geschäftsführung erfüllt neben den Kriterien der fachlichen Eignung auch die für die Geschäftsführung verbindlich festgesetzte Frauenquote von 30%. Der Geschäftsführung obliegt die umfassende Führung sämtlicher Geschäfte der RENK GmbH. Die insoweit zwischen den Mitgliedern der Geschäftsführung bestehende Geschäftsverteilung ergibt sich aus dem zuletzt im September 2022 aktualisierten Geschäftsverteilungsplan.

Das höchste Kontrollgremium der RENK GmbH ist der Aufsichtsrat, der nach den auf die RENK GmbH anzuwendenden Vorschriften des Mitbestimmungsgesetzes zwingend einzurichten ist, vgl. § 6 Abs. 1 i.V.m. § 1 Abs. 1 Nr. 2 MitbestG.  

Der Aufsichtsrat hat aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und zumindest einen Stellvertreter für den Verhinderungsfall zu wählen, vgl. §§ 25 Abs. 1 S. 1 Nr. 2, 27 MitbestG i.V.m. § 107 AktG. 

Die Bildung von Ausschüssen als Teil des Aufsichtsrats ist ein wesentlicher Baustein effektiver Organisation. Der Aufsichtsrat der RENK GmbH hat nach Maßgabe des § 27 Abs. 3 MitbestG einen (zwingenden) Vermittlungsausschuss gebildet, dem der Aufsichtsratsvorsitzende und sein gewählter Stellvertreter sowie je ein Aufsichtsratsmitglied der Anteilseigner und ein Aufsichtsratsmitglied der Arbeitnehmer mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen als gewähltes Mitglied angehören. Zentrale Aufgabe des Vermittlungsausschusses ist die Wahrnehmung der in § 31 Abs. 3 Satz 1 bezeichneten Aufgaben, d.h. einen Vorschlag für die Bestellung der Mitglieder der Geschäftsführung für den Fall zu unterbreiten, dass die nach dem Mitbestimmungsgesetz erforderliche Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen des Aufsichtsrats für die Wahl eines Geschäftsführers nicht zustande kommt.  

Gemäß den auf die RENK GmbH zur Anwendung kommenden gesetzlichen Vorschriften ist die Bildung weiterer Ausschüsse möglich, aber nicht zwingend. Nach § 107 AktG kann der Aufsichtsrat aus seiner Mitte einen oder mehrere Ausschüsse bestellen, namentlich, um seine Verhandlungen und Beschlüsse vorzubereiten oder die Ausführung seiner Beschlüsse zu überwachen. Er kann insbesondere einen Prüfungsausschuss bestellen, der sich mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems sowie der Abschlussprüfung, hier insbesondere der Auswahl und der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Qualität der Abschlussprüfung und der vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, befasst. Nach derzeitigem Stand ist insbesondere die die Etablierung eines Prüfungsausschusses im Aufsichtsrat in Diskussion.

Der Aufsichtsrat der RENK GmbH setzt sich ausschließlich aus nicht geschäftsführenden Mitgliedern zusammen. Gem. § 6 Abs. 2 MitbestG i.V.m. § 105 Abs. 1 AktG ist es grundsätzlich untersagt, dass ein Aufsichtsratsmitglied zugleich Geschäfstführungsmitglied der Gesellschaft ist. Der Aufsichtsrat der RENK GmbH besteht nach Maßgabe der Vorschriften des Mitbestimmungsgesetzes aus zwölf Mitgliedern. Die Anzahl der Mitglieder teilt sich in jeweils sechs Anteilseignervertreter und sechs Arbeitnehmervertreter auf, vgl. § 7 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 MitbestG.  

Zum 31.12.2022 setzt sich der Aufsichtsrat aus den Mitgliedern, siehe "Mitglieder des Aufsichtsrats", zusammen, wobei die sechs Mitglieder der Arbeitnehmervertreter mit einem "*" gekennzeichnet sind. Dem Aufsichtsrat soll nach Maßgabe des Deutschen Corporate Governance Kodex auf Anteilseignerseite eine nach deren Einschätzung angemessene Zahl unabhängiger Mitglieder angehören. Der Deutsche Corporate Governance Kodex richtet sich jedoch unmittelbar nur an börsennotierte Gesellschaften. Für nicht kapitalmarktorientierte Gesellschaften – wie die RENK GmbH – sollen die Empfehlungen und Anregungen des Kodex lediglich als Orientierung dienen. Für die RENK GmbH findet daher dieser Kodex folglich keine direkte Anwendung, dient aber der Orientierung zur Corporate Governance. Ein Aufsichtsratsmitglied ist nach den Kodex-Regelungen unabhängig vom kontrollierenden Aktionär, wenn es selbst oder ein naher Familienangehöriger weder kontrollierender Aktionär ist, noch dem geschäftsführenden Organ des kontrollierenden Aktionärs angehört oder in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zum kontrollierenden Aktionär steht, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründen kann.

Zur Besetzung des Vermittlungsausschusses wird auf die vorstehend zitierten gesetzlichen Vorgaben verwiesen.

Aus der Mitte des Aufsichtsrats wurde Herr Claus von Hermann zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats gewählt. Die Amtszeit des Vorsitzenden entspricht nach Maßgabe der Satzung seiner Amtszeit als Mitglied des Aufsichtsrats. Herr Claus von Hermann ist – neben seiner Aufsichtsratsposition – keine Führungskraft in der RENK GmbH.

Die Vermeidung von und der Umgang mit Interessenskonflikten ist sowohl innerhalb der Geschäftsführung als auch innerhalb des Aufsichtsrats der RENK GmbH durch entsprechende Prozesse und Maßnahmen verankert. Für die Behandlung von Interessenskonflikten greift die RENK GmbH u.a. auf die Vorgaben des Deutschen Corporate-Governance-Kodex zurück. Danach hat grundsätzlich jedes Aufsichtsratsmitglied etwaige Interessenskonflikte unverzüglich dem Aufsichtsratsvorsitzenden offenzulegen, da Aufsichtsratsmitglieder im Rahmen ihrer Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen, noch Geschäftschancen für sich nutzen dürfen, die dem Unternehmen zustehen. Der Aufsichtsrat berichtet ferner der Gesellschafterversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds führen zur Beendigung des Mandats. Im Geschäftsjahr 2022 sind im Aufsichtsrat allerdings keine Interessenskonflikte aufgetreten.

Da der Deutsche Corporate-Governance-Kodex für die RENK GmbH keine unmittelbare Anwendung findet, besteht grundsätzlich keine explizite (gesetzliche) Verpflichtung zur Bewertung der Aufsichtsratsleistung. Gleichwohl überprüft der Aufsichtsrat der RENK GmbH regelmäßig die Wirksamkeit seiner Aufsichtsratstätigkeit, um feststellen zu können, ob sich die eingerichtete Binnenorganisation und das bestehende Regelwerk in der Praxis bewähren. Zur Kontrolle und Verbesserung der Aufsichtsratstätigkeit wird daher in einem Turnus von zwei Jahren eine "Effizienzprüfung" durchgeführt. Die Effizienzprüfung erfolgt durch schriftliche Befragung aller Aufsichtsratsmitglieder zu verschiedenen Themen und zu der Möglichkeit für Verbesserungsvorschläge und Anregungen.  

Die Effizienzprüfung selbst wird dabei turnusmäßig alle zwei Jahre durchgeführt. Die letzte Bewertung im Jahr 2022 erfolgte im Wege einer unabhängigen Bewertung durch alle Aufsichtsratsmitglieder.  

Nach erfolgter Durchführung und Auswertung der Effizienzprüfung wurden die Ergebnisse in der darauffolgenden Aufsichtsratssitzung präsentiert und besprochen. Maßnahmen zur Verbesserung der Aufsichtsratstätigkeit werden im Nachgang dazu getroffen.